Code de conduite pour les fournisseurs
Code de conduite pour les fournisseurs
Les termes « Plus Compagnie » ou « la Société » du présent document font référence à Plus Compagnie International Limitée et à ses divisions et sociétés affiliées au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et ailleurs dans le monde.
Le Code de conduite pour les fournisseurs (ci-après le « Code ») s’applique à tous les fournisseurs de la Société. Il énonce les attentes de la Société à l’égard des fournisseurs avec lesquels celle-ci fait affaire ainsi qu’envers leurs sous-traitants. Les relations d’affaires comprennent tous les liens et échanges entre la Société et ses fournisseurs ou fournisseurs potentiels, qu’ils soient contractuels ou non.
Le présent Code fait partie intégrante des documents contractuels liant les fournisseurs de Plus Compagnie. Tout fournisseur qui conclut un contrat avec la Société convient de respecter le présent Code. À savoir, la Société s’attend à ce que ses fournisseurs remettent un exemplaire du présent Code à tous les employés concernés.
1- Valeurs éthiques
Les valeurs fondamentales de Plus Compagnie sont le respect, la sincérité, l’honnêteté et l’ouverture à la diversité. La Société croit fermement que ces valeurs sont à la base d’un environnement susceptible de stimuler le travail d’équipe et d’offrir au client un produit spectaculaire tout en incitant les membres de l’entreprise à développer pleinement leur potentiel. La Société demande donc à ses fournisseurs de respecter ses valeurs.
2- Respect des lois et des codes professionnels
Les fournisseurs sont tenus de respecter toutes les lois fédérales, provinciales, étatiques et locales applicables ainsi que les lois des pays étrangers dans le cadre de leurs activités. Il est important de rappeler que le respect de la loi ne suppose pas seulement d’en observer la lettre, mais aussi de mener ses activités d’une façon qui permette à la Société de conserver sa réputation d’intégrité et d’honnêteté dans la poursuite de ses activités partout dans le monde. De plus, les fournisseurs qui sont régis par des codes professionnels de pratique, de conduite ou d’éthique doivent également les respecter.
3- Confidentialité
Pendant et après leur collaboration avec la Société, les fournisseurs doivent tenir dans la plus stricte confidentialité et ne pas divulguer ou utiliser, directement ou indirectement (sauf si l’exécution de bonne foi d’un mandat confié par la Société les y oblige) tout renseignement ou document qui est : a) exclusif à la Société ou à l’un de ses clients; b) désigné ou considéré comme confidentiel par la Société ou par l’un de ses clients; c) généralement inconnu ou inaccessible aux personnes extérieures à la Société ou à ses clients. Tout renseignement ou document de ce type est réputé constituer un « renseignement confidentiel » à ces fins. Les renseignements confidentiels
comprennent, sans s’y limiter, les listes, noms et contrats de clients et tout autre renseignement connexe, les carnets et notes techniques et toute donnée confidentielle de quelques type, nature et description que ce soient concernant tout sujet d’intérêt pour les activités de la Société, d’une de ses sociétés affiliées ou d’un de ses clients. Les fournisseurs conviennent également que les renseignements confidentiels constituent des secrets commerciaux importants et substantiels qui influent sur les activités et la cote d’estime de la Société et qu’ils demeurent la propriété exclusive de celle-ci.
De plus, les fournisseurs ne peuvent pas parler avec un tiers au nom de la Société ou de ses clients, ni discuter avec un tiers de leur relation d’affaires avec la Société ou avec ses clients, ni non plus divulguer à un tiers leur relation d’affaires avec la Société ou avec ses clients sans l’accord écrit préalable de la Société et du client concerné.
4- Sécurité des renseignements
Les renseignements confidentiels et exclusifs ou autres, notamment les données personnelles, doivent être protégés contre les traitement, destruction, utilisation, modification, divulgation et accès non autorisés ou illégaux, contre la perte ou la destruction accidentelle ou encore contre les dommages grâce à la prise de mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment des procédures de sécurité physique et électronique. Les fournisseurs doivent également prendre les mesures de sécurité de l’information nécessaires, tant pour les systèmes informatiques que pour les appareils électroniques portatifs, afin de les protéger contre les logiciels malveillants et la divulgation non autorisée de renseignements exclusifs. Le fournisseur est responsable du suivi des nouvelles lois sur la confidentialité des données et des modifications apportées aux lois actuelles.
5- Conflits d’intérêts
Les fournisseurs doivent éviter de se placer dans des situations où leurs intérêts pourraient entrer en conflit avec ceux de Plus Compagnie, ou pourraient raisonnablement entraîner un conflit. Toutes les décisions d’affaires doivent être prises uniquement dans l’intérêt supérieur de Plus Compagnie et de ses clients, en se fondant sur un bon jugement d’affaires. Si une situation constituant un conflit d’intérêt, ou susceptible d’en constituer un, survient, la question doit faire l’objet d’une discussion avec le Chef mondial des affaires juridiques afin de déterminer s’il existe des problèmes de conflit d’intérêts et, si oui, la façon de les résoudre. Il est interdit de verser des sommes d’argent ou d’offrir des avantages de quelque nature que ce soit à un salarié de Plus Compagnie afin d’influencer l’exercice de ses fonctions ou l’inciter à se servir de sa position pour influencer des actes ou des décisions aux fins d’obtention d’un contrat.
6- Cadeaux et divertissements
Plus Compagnie et ses employés n’acceptent aucun cadeau inapproprié, pécuniaire ou autre, de la part d’un fournisseur, d’un fournisseur potentiel ou de toute autre organisation ou personne qui fait affaire ou cherche à faire affaire avec la Société (que ce soit directement ou par l’entremise d’un client), ou est autrement en mesure d’influencer des décisions d’affaires. « Cadeau inapproprié » peut désigner tout élément de valeur qui est offert dans le but d’influencer notre jugement commercial. Le fait qu’un cadeau soit inapproprié ou non peut varier selon les circonstances et le lieu géographique, il convient donc de s’en remettre à l’avis du Chef mondial des affaires juridiques de la Société. Il est interdit d’accepter des cadeaux, des faveurs ou des paiements de quelque nature que ce soit, directement ou indirectement, qui visent à influencer illégalement des décisions d’affaires ou à créer une obligation personnelle incompatible avec une relation d’affaires sans lien de dépendance, ou qui en donnent l’apparence. De même, il est interdit à la Société d’offrir tout cadeau ou toute invitation jugé déraisonnable.
7- Collusion et corruption
Toute action ou participation à une collusion, un complot, une extorsion, un détournement de fonds, une corruption, une entente ou un arrangement concernant une fixation de prix de concert avec d’autres fournisseurs, ou visant à diminuer la concurrence ou à obtenir un avantage injuste ou indu au nom de la Société ou encore tout arrangement qui pourrait perturber le cours normal des affaires entre la Société et ses fournisseurs, notamment toute forme de corruption, passive ou active, l’extorsion, les pots-de-vin, les gains personnels, le truquage d’offres, le trafic d’influence, l’utilisation de renseignements confidentiels, la mauvaise gestion ou la falsification sont interdits.
Cette interdiction s’étend aux paiements et aux dons en espèces ou en nature, effectués directement ou par l’intermédiaire d’autres personnes, et comprend une interdiction des paiements de facilitation visant à accélérer ou à obtenir l’exécution d’une mesure gouvernementale courante comme l’obtention d’un visa ou d’un dédouanement, même dans les lieux où une telle activité peut ne pas enfreindre la loi locale. Le fournisseur doit respecter toutes les lois et réglementations en matière de lutte contre la corruption en vigueur dans les pays où il exerce ses activités, notamment la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers (Canada), le US Foreign Corrupt Practices Act (États-Unis), la 2010 UK Bribery Act (Royaume-Uni) et les conventions internationales de lutte contre la corruption applicables.
8- Santé et sécurité
Le fournisseur doit offrir et préserver un milieu de travail sûr en intégrant de saines pratiques de gestion de la santé et de la sécurité dans son entreprise.
Le fournisseur doit obtenir, tenir à jour et respecter toutes les lois, tous les règlements, tous les permis en matière de santé et de sécurité, toutes les licences et tous les consentements obligatoires.
9- Discrimination et harcèlement
Les fournisseurs doivent s’engager à offrir un milieu de travail sûr, ordonné, diversifié et tolérant, exempt de harcèlement ou de discrimination. Le harcèlement, la discrimination ou les comportements offensants de toute nature, y compris la dévalorisation systématique d’individus en paroles ou en action ou encore la présentation ou la distribution de documents offensants, ne seront pas tolérés. Pour conserver le milieu de travail souhaité, nous devons accorder aux autres le même respect, la même coopération et la même dignité que nous attendons d’eux.
10- Équité, diversité et inclusion
Le fournisseur doit s’engager à faire de l’égalité d’accès à l’emploi une réalité pour tous ses employés et tous les candidats à un emploi chez lui, sans considération de race, de couleur de peau, de religion, de sexe, d’origine ethnique ou nationale, d’âge, de handicap, d’état matrimonial, de convictions politiques, de situation sociale, de langue, d’orientation sexuelle, d’identité ou d’expression de genre, de grossesse ou de tout autre critère interdit par la loi applicable.
11- Travailleurs mineurs
Le fournisseur doit veiller à ce qu’aucun travailleur mineur n’intervienne dans la production ou la distribution de ses biens ou services. Le fournisseur ne doit employer que des travailleurs qui ont l’âge minimum légal de travailler.
12- Prévention de l’esclavage moderne et de la traite des personnes
Le fournisseur doit prendre des mesures raisonnables pour veiller à l’absence d’esclavage moderne et de traite des personnes dans ses chaînes logistiques ou dans toute partie de ses activités.
13- Environnement
Le fournisseur doit développer, mettre en oeuvre et poursuivre des pratiques commerciales respectueuses de l’environnement, mener ses activités en prenant soin de l’environnement et respecter toutes les lois et réglementations environnementales applicables.
14- Dénonciation
Le fournisseur doit disposer de politiques et de procédures claires pour permettre aux travailleurs de signaler des préoccupations au sujet d’actes répréhensibles se déroulant dans leur lieu de travail sans être persécutés, congédiés ou autrement victimes de représailles.
15- Intégrité des renseignements du fournisseur
La Société exige de ses fournisseurs qu’ils consignent et déclarent avec honnêteté et exactitude des renseignements concernant les activités, l’emploi, la santé et la sécurité et les finances. Les factures et tous les documents justificatifs doivent refléter fidèlement chaque transaction effectuée. Aucun document faux, trompeur ou délibérément inexact ne sera toléré pour quelque motif que ce soit.
16- Questions et non-conformité
Toute personne qui a des doutes quant au respect du présent Code peut en discuter avec le Chef mondial des affaires juridiques ou par le biais de la ligne de signalement d’éthique externe et confidentielle (voir ci-dessous) :
Plus Compagnie Americas Inc.
Sandra Giguère, Chef mondial des affaires juridiques
300, rue Saint-Paul, bureau 300, Québec (Québec) G1K 7R1, Canada
Courriel : sandra.giguere@pluscompagnie.com
Téléphone : 418-806-7388
Ligne téléphonique de signalement éthique :
Signalement par service d’assistance téléphonique Web : pluscompagnie.ethicspoint.com
Signalement par téléphone : 1-855-850-4997
Le non-respect du présent Code peut entraîner de graves conséquences à la fois pour les fournisseurs non conformes et pour la Société. Plus Compagnie sera alors obligée d’imposer les mesures disciplinaires appropriées pour avoir enfreint le présent Code, celles-ci pouvant aller jusqu’à la résiliation d’un contrat/accord ou d’une relation d’affaires.
17- Autres renseignements
Le présent Code ne couvre pas toutes les situations auxquelles les fournisseurs peuvent être confrontés dans leurs relations d’affaires avec la Société, mais il ne les exempte pas de respecter l’esprit du présent Code ainsi que les valeurs de la Société.